Un producto de habitual venta en papelerias son los libros de actas que en su día eran sólo libros en tela cosidos y con hojas numerados. La encuadernación cosida y numerada es con el fin de que no se falsifiquen ni se metan o saquen hojas por el intereses particulares. Ahora la ley deja que también se puedan usar libors de ACTAS con hojas móviles. Estos libros de Actas con anillas se trata de una carpeta o carpesano de anillas, puede ser de 4 anillas o de 16 anillas con hojas taladradas para esas anillas numeradas (normalmente del 1 al 100). Esta hojas estan perforadas hoja a hoja lo que permite que podamos meterlas en la impresora sin que se atasque.

El libro de actas para comunidades de propietarios

Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga [artículo 19 LPH (Ley de Propiedad Horizontal)].

Conforme al artículo 415 del Reglamento Hipotecario:

1. Los libros deberán diligenciarse necesariamente antes de su utilización.

Los libros de actas deben ir númerados foliados correlativamente y una vez digilenciados no se podrán extraer y añadir hojas que rompan el orden del numerado.

Existen en el mercado libros de hojas para impresora que vienen taladrado, se puede hacer el acta en word o en cualquier programa procesador de textos y posteriormente imprimir en las hojas numeradas.

libro de actas con hojas para impresora

No podrá diligenciarse un nuevo libro mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad afirme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción.

2. Será competente para la diligencia el Registrador de la Propiedad en cuyo distrito radique el inmueble sujeto a la Ley de Propiedad Horizontal.

Custodia del libro de actas

El Secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo, deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

Actas

Contenido y redacción de las actas

El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

a) La fecha y el lugar de celebración.
b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
e) El orden del día de la reunión.
f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que, respectivamente, representen.

El acta de la Junta reflejará también los propietarios privados del derecho de voto como consecuencia de que, en el momento de iniciarse la Junta, no se encontrasen al corriente en el pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial de la suma adeudada.

Cierre de las actas y remisión a los propietarios

El acta deberá cerrarse con las firmas del Presidente y del Secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.

El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9 LPH.

Subsanación de defectos de las actas

Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente, supongan y se encuentre firmada por el Presidente y el Secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.

Ejemplo de acta para poner el  libro de actas

 

Acta nº de la reunión (ordinaria/extraordinaria) de (Junta Directiva/Asamblea).

Asisten	Justifican su asistencia

Siendo las _____ h. del día ________________ se reúnen los arriba citados en sesión (Ordinaria/extraordinaria) de (nombre del órgano: Junta Directiva, Asamblea) de la Asociación _________________________________ para tratar el siguiente Orden del Día:

1.- Lectura y aprobación del acta anterior.

Tras la lectura es aprobada por (asentimiento, mayoría,…).

2.- Programa de actividades para 1997.

Tras una serie de intervenciones se somete a votación resultando aprobado por ……….. (adjuntar programa aprobado).

3.- Relación con la Asociación de Vecinos.

Oídas todas las aportaciones de los socios se toma el siguiente acuerdo: ___________________________________

___________________________________

Pedro Pérez  pide que conste en acta su voto en contra del acuerdo adoptado.

No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión siendo las _________ h. del día citado, de todo lo cual doy fe como secretario y firmo la presente con el VºBº del Presidente.

Corresponde al Secretario-Administrador la redacción de las actas de las Juntas de Propietarios; ahora bien, con anterioridad a la celebración de la primera Junta, corresponde al Secretario-Administrador proceder a realizar el diligenciado del libro de actas en el que se reflejarán las que sucesivamente se vayan celebrando. Ello es así por disposición expresa del Art. 415 del Reglamento Hipotecario, que establece la obligatoriedad de diligenciamiento ante el correspondiente Registrador de la Propiedad antes de su utilización, y que la solicitud de dicha diligencia se realizará mediante instancia en la que se expresarán, entre otras circunstancias, las menciones de identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la Comunidad, así como la mención de la Comunidad a la que se refiere.
Una vez debidamente diligenciado el Libro de Actas (en la que deberá hacerse constar el número de folios con los que cuenta el Libro y su numeración), adquiere especial transcendencia, a efectos de su legalidad, el contenido y redacción de las correspondientes Actas, cuyo cometido corresponde al Secretario-Administrador.

El Art. 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, recoge los requisitos mínimos que han de contener la redacción de la Actas:

a).- La fecha y el lugar de celebración.

b).- El autor de la convocatoria y propietarios que, en su caso, la hubieren promovido. (Recordemos que la Junta ha de reunirse por lo menos una vez al año -ordinaria- y en las demás ocasiones que lo considere necesario el Presidente, o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación).

c).- El carácter ordinario o extraordinario de la Junta e indicación sobre si tiene lugar en primera o en segunda convocatoria.

d).- Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados con indicación de sus cuotas de participación. (Adquiere especial importancia éste aspecto, dado que, hemos de recordar que la adopción y aprobación de acuerdos se sujeta a la mayoría, no de propietarios, sino de cuotas de participación, por lo que se hace necesaria la referencia a la que se hace mención).

e) El orden del día de la reunión. (Si bien no es necesaria una descripción exhaustiva, al menos ha de contener los datos necesarios para que los propietarios tengan conocimiento del tema debatido).

f).- Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante, para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como las cuotas de participación que respectivamente representen. (Como hemos expuesto en el apartado d), es de especial importancia ésta designación nominal, por su relación con la mayoría de cuotas de participación. Dado que, no siempre el fácil establecer la relevancia o no de un acuerdo, nuestro consejo es que dicha designación nominal, se realice en todas las votaciones sin exclusión).

El Acta así redactada, ha de ser cerrada con las firmas del Presidente de la Comunidad y del Secretario-Administrador al terminar la reunión, o bien en un plazo que no podrá superar los diez días naturales tras la celebración de la Junta de Propietarios. Dicha firma y cierre tiene importancia, dado que los acuerdos no serán ejecutivos – salvo que la Ley acuerde lo contrario- hasta que no se produzca dicho cierre.

También hemos de hacer referencia a otra de las funciones importantes encomendadas al Secretario- Administrador: La comunicación del contenido de la Actas a los Propietarios: Necesariamente ha de comunicarse el contenido de las Actas a los propietarios, por las vías previstas en el Art. 9-h de la Ley de Propiedad Horizontal.

La remisión de las mismas tiene especial importancia, sobre todo, para los ausentes, ya que si bien para los presentes (o asistentes a la reunión) la acción para impugnar los acuerdos caduca a los tres meses o al año desde su adopción, para los ausentes dicho plazo se computa desde la recepción de la comunicación del contenido del Acta; Aunque, siempre que se acredite el intento e imposibilidad de dicha comunicación, si ésta se verifica por su inserción en el tablón de anuncios de la Comunidad, el inicio del cómputo se establece transcurridos tres días naturales tras la inserción de dicho anuncio en el tablón.

También tiene su importancia ésta comunicación a los ausentes para los supuestos previstos en el Art. 17.1 apartado cuarto de la Ley, que establece que, se computarán como votos favorables los de aquellos propietarios ausentes de la Junta, debidamente citados, quienes una vez informados de los acuerdos adoptados por los presentes…, no manifestaren su discrepancia por comunicación a quien ejerza las funciones de Secretario de la Comunidad, en el plazo de treinta días naturales, por cualquier medio que permita tener constancia de la comunicación.

Para finalizar, hemos de decir que, redactadas las Actas y notificados los acuerdos en la forma expuesta, podrán ser subsanables los defectos o errores que en ellas se detecten. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de Propietarios, quien deberá ratificar la subsanación

VºBº PRESIDENTE                                                            EL SECRETARIO

 

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