Parece que organizar un archivador A-Z es como se decía antes «eso es como mecanismo de un chupete» pero parece que Google todavía no sabe cómo hacerlo pues en internet no aparece… pues nosotro vamos a enseñarte cómo hacerlo.

Es el trabajo de becarios y de aquellas personas que empiezan en una oficina, un trabajo sencillo el de archivar pero que no se explica con claridad y se pueden cometer fallos. Si es tu caso esperemos que te sirva este artículo de como archivar hojas en un carpesano de oficina.

Claro está que cada uno puede organizarlo como quiera pero vamos a explicar cuál es la forma más genérica de de colocar un archivador de dos anillas Azeta.

Primero necesitamos el archivador de palanca o AZ , se llama de palanca por el sistema de cierre de anillas que suele ser con una palanca

Necesita una anilla fuerte que cierre con un sistema de palanca, en un archivo de este tipo una vez lleno pesan más o menos 1,2kg las 500 hojas que caben en un AZ y si se mueven de un sito para otro la anilla se abre o se rompe por el peso.

El otro nombre es Azeta, es porque suelen archivar papales por orden alfabético de la A a la Z. Por eso casi todo los modelos ponen en su lomo una AZ grande.

Lo primero que tenemos que hacer es un taladro de dos agujeros en El Centro de la hoja. Con un perforador de papel hace los dos agujeros de una forma sencilla. Si tenemos que taladrar muchas hojas iguales al centro debemos poner la guía a la distancia y luego sólo ajustaremos a la guía y todas las hojas quedarán iguales.

Es un trabajo sencillo el de taladrar las hojas o folios gracias al taladro de dos agujeros, también los hay de 4 taladros para las carpetas de de 4 anillas, aunque lo normal es taladrar en dos agujeros, es más común para archivar folios o facturas hacer solo dos taladros a las hojas.

Una vez taladrada las introducimos en la carpeta. Lo normal sobre todo cuando lo que estamos archivando facturas lo hagamos por orden alfabético, pues si luego tenemos que buscar la factura de un proveedor o cliente sea fácil de encontrar. También podemos archivar por fecha o por numero según organicemos. Lo importante es siempre seguir el mismo criterio y si son varias personas las que utilizamos el archivo tengamos claro como archivamos.

Podemos utilizar un índice de plástico o cartón para guiarnos y dejar claro como lo estamos ordenando. Los índices los hay numéricos o alfabeticos o incluso que no pone nada para marcarlos nosotros a mano con lo que deseemos.

Los índices alfabéticos son hojas de plástico o cartón que tienen pestañas que indican las letras del abecedario para poder acceder con facilidad a cada posición. Las pestañas del índice alfabético son más anchos que un folio normal por lo que sobresalen de las hojas archivadas para que se vean fácilmente de las hojas archivadas. Los separadores alfabéticos suelen ser de plástico pues deben aguantar el roce y tirar de ellos por lo que deben de ser resistentes. Los índices vienen taladrados con multi taladro para que valgan para varios tipos de anillas.

Existen también índices o separadores con números de 10, 12 posiciones útiles si vamos a clasificar por meses o de 1 al 31 cuando colocamos por días del mes.

También hay separados de diferentes posiciones de 5 y 10 posiciones son los más normales, suelen ser de diferentes colores, para que solo con el color se distingan aunque suelen tener un cartón al principio para poder escribir que contiene cada pestaña. También podemos escribir con un rotulador indeleble en la misma pestaña del índice. Rotulador indeleble porque al ser de plástico es la única forma de escribir y que no se vaya la tinta.

Resumiendo como archivar en un AZ:

Para archivar elegir carpeta y sistema de orden e índice si es necesario

Taladrar las hojas

Colocar las hojas en el orden establecido y archivar en la carpeta.