En una oficina el proceso de compra, es uno de los procesos que puede resultar más tedioso, especialmente el de la compra de material de oficina: revisar inventarios, comprobar faltas, revisar estado de consumibles… Depende del tamaño de la empresa es algo que implica a una sola persona

Sin embargo, es imprescindible para el desarrollo de actividad diaria.

A pesar de que pueda parecer insignificante dentro de la administración, el material de oficina puede suponer altos costes debido principalmente al alto consumo. Por eso, es necesario prestar especial atención a este concepto y seleccionar el proveedor de material adecuado.

material de oficina

Unificar y centralizar el material de oficina

La compra de material se suele llevar a cabo de manera centralizada y se caracteriza por realizarse en grandes volúmenes, lo que permite en muchas ocasiones acceder a mejor condiciones de compra.

Este tipo de compra también nos permite conseguir una calidad uniforme en los materiales obtenidos, disminución de los costes de procesos, la creación de una política y procedimiento de compra uniforme, una mejor en la gestión de stocks y lo comentado antes, una disminución de los precios de adquisición.

Para una adecuada compra, en primer lugar es necesario analizar las necesidades. Este es el primer paso para la optimización de la compra de material de oficina, que a la larga se puede convertir en un lastre para la economía de la empresa o despacho.

Seleccionar un proveedor de material de oficina

Por supuesto, un punto importante en este proceso es la búsqueda y selección del proveedor. Esta tarea que puede resultar incómoda e incluso una pérdida de tiempo puede ser muy útil para evitar comprar más caro o quedar descontento. Para la búsqueda se puede recurrir a internet, un gran escaparte que las grandes marcas no desaprovechan para darse a conocer.

Los consejos para la selección del proveedor adecuado son:

• Elegir profesionales con experiencia: contar con proveedores con experiencia puede resultar muy útil para el tema del asesoramiento ya que de la otra forma, podría haber dudas sobre qué tipo de productos necesitamos.

• Además el proveedor tiene que ser competitivo. Es muy útil para ahorrar costes contar por uno o poco proveedores a los que se pueda pedir la totalidad del material de oficina, de esta forma podríamos satisfacer las necesidades accediendo a mejores condiciones de compra por la concentración de compras.

• Otro de los aspectos a tener en cuenta es basar la decisión de compra no sólo en la variable precio. A pesar que lo tiempo que corren, prima fundamentalmente el precio, habrá situaciones en las que por ejemplo contar con un proveedor flexible será más importante para tu negocio. Ahorrar un dinero no siempre compensa, sobre todo si se trata de un proveedor con mala atención al cliente o un servicio no adecuado a las necesidades.

• Como se ha comentado antes, también es conveniente a la hora de elegir el proveedor tener en cuenta si permite acceder a mejor condiciones de compra por volumen. A pesar de que esto suele ser común, estar al tanto a promociones o posible beneficios como cliente puede ser muy interesante, aunque sin limitarte exclusivamente a esto.