Da pereza. Cuesta tiempo. Obliga a cerrar unas horas y deja al equipo agotado. Pero hacer inventario es una de esas tareas que una pequeña empresa no debería ir dejando para otro día. Porque todos tenemos una cifra de existencias en el ordenador; lo importante es saber si esa cifra se parece a lo que realmente hay en las estanterías.
Una tarde de viernes y una mañana de sábado. Once personas contando productos, abriendo cajas, revisando cajones y recorriendo la tienda y el almacén.
En nuestra papelería gestionamos unas 11.180 referencias y cerca de 149.000 unidades, según los datos del inventario que estamos revisando.
Son cifras que pueden sorprender cuando hablamos de una papelería de pueblo. Pero quien conoce este sector sabe cómo se multiplican las referencias: colores, medidas, grosores, formatos, marcas y modelos. Un bolígrafo azul no es uno negro. Una carpeta de cuatro anillas no es la misma que otra de dos. Y detrás de una estantería aparentemente sencilla puede haber cientos de artículos diferentes.
Contarlo todo supone una paliza. Aun así, necesitamos hacerlo.
Tener un programa de gestión no significa tener el inventario controlado
El programa registra las compras, las ventas y los movimientos que introducimos. Pero entre esos registros y la realidad pueden abrirse diferencias.
Una caja puede entrar con una cantidad equivocada. Una venta puede hacerse con la referencia de un producto parecido. Un paquete puede anotarse como una unidad. Un artículo puede cambiar de sitio y quedar olvidado detrás de otra mercancía.
También puede haber roturas, consumos internos sin registrar y productos que desaparecen.
Durante el año detectamos y corregimos muchos de esos errores. Otros permanecen escondidos hasta que llega el inventario.
Por eso no basta con abrir una pantalla y aceptar la cifra que aparece. El programa es una herramienta imprescindible, pero necesita contrastarse con la realidad.
Si dice que tenemos veinte unidades y solo encontramos dos, tenemos que averiguar qué ha ocurrido. Y si dice que no queda ninguna mientras hay una caja en el almacén, también tenemos un problema, aunque en ese momento parezca menos preocupante.
El inventario también habla de los beneficios
En el pequeño comercio prestamos mucha atención a las ventas. Es lógico: necesitamos facturar para pagar mercancía, salarios, suministros y todos los gastos que permiten levantar la persiana.
Pero vender mucho no responde por sí solo a la pregunta de cuánto estamos ganando.
Una parte del dinero del negocio está convertida en mercancía. Productos comprados que todavía no se han vendido y que ocupan estanterías, cajones y almacén.
Para entender los resultados necesitamos conocer esas existencias y valorarlas correctamente. Si las cantidades están mal o confundimos el costo de una caja con el de una unidad, la lectura del negocio puede quedar distorsionada.
Un inventario inflado puede hacernos creer que tenemos más mercancía y más valor del que realmente existe. Uno infravalorado puede mostrar una pérdida que todavía no hemos comprobado.
Y tampoco basta con saber cuánto stock tenemos en conjunto. Necesitamos entender qué lo compone.
Podemos tener mucho dinero inmovilizado en productos que apenas se venden y, al mismo tiempo, quedarnos cortos en artículos que nuestros clientes nos piden cada semana.
El inventario ayuda a poner esas dos realidades una al lado de la otra.
Comprar mejor empieza por saber qué tenemos
Una existencia incorrecta termina afectando a las compras.
Si el programa marca cero y quedan varias cajas guardadas, podemos volver a pedir algo que no necesitamos. Si marca cincuenta y en realidad quedan tres, quizá no repongamos a tiempo.
La primera situación inmoviliza dinero. La segunda puede hacernos perder ventas y obligar al cliente a buscar el producto en otro sitio.
En una tienda con miles de referencias, pequeños errores repetidos pueden acabar condicionando muchos pedidos.
Revisar las existencias permite detectar duplicidades, localizar mercancía olvidada y ajustar las decisiones de reposición. También nos obliga a preguntarnos si determinados mínimos siguen teniendo sentido o si mantenemos una costumbre de compra que ya no responde a la demanda.
El objetivo no es tener la tienda llena a cualquier precio. Es tener un surtido que podamos gestionar y que responda a lo que nuestros clientes necesitan.
Una vez al año vemos toda la tienda
Hay una parte del inventario que no aparece en los totales y que, para mí, tiene mucho valor: nos obliga a mirar todos los productos.
Durante el año atendemos lo urgente. Reponemos lo que se vende, recibimos novedades, preparamos campañas y resolvemos incidencias. Es fácil que ciertas zonas reciban menos atención que otras.
Al contar, vuelven a aparecer artículos que llevaban meses pasando desapercibidos.
Encontramos productos deteriorados, envases abiertos, referencias antiguas y mercancía que quizá debería estar mejor situada. También descubrimos productos perfectamente aprovechables que habían quedado escondidos.
Ese contacto con toda la tienda permite tomar decisiones: mantener, recolocar, promocionar, reducir compras o estudiar una salida para lo que lleva demasiado tiempo parado.
Contar sirve para conocer cantidades. Mirar mientras contamos sirve para conocer mejor nuestro negocio.
Sí, también da pereza
Hay empresas que aplazan el inventario porque hacerlo resulta costoso. Otras tienen dificultades para reunir al equipo o para encontrar un momento de menor actividad.
Y también hay empresas que no cuentan por pereza. Conviene decirlo con naturalidad.
Es una tarea larga, repetitiva y poco vistosa. Exige preparar el trabajo y después enfrentarse a diferencias que no siempre tienen una explicación sencilla. Es más cómodo pensar que el programa estará aproximadamente bien y seguir atendiendo lo que llega cada día.
Pero esa comodidad tiene consecuencias.
Los errores no desaparecen porque no los busquemos. Se acumulan, pasan de un pedido a otro y terminan pareciendo normales.
En nuestra papelería consideramos necesario reservar ese momento, al menos una vez al año, para revisar el conjunto. Eso no sustituye las comprobaciones durante el resto del ejercicio: las complementa.
La pereza puede existir. Lo que no debería hacer es decidir por nosotros cómo gestionamos la mercancía.
No todo faltante es un robo, pero los robos existen
En una papelería de autoservicio como la nuestra también sufrimos robos.
Hay productos pequeños, fáciles de guardar y expuestos para que el cliente pueda verlos y elegirlos. El autoservicio facilita la compra, pero también nos obliga a prestar atención a las pérdidas.
Ahora bien, sería un error atribuir cualquier diferencia a un robo.
Antes de llegar a esa conclusión hay que volver a contar, buscar en otras ubicaciones y revisar posibles confusiones entre referencias, paquetes y unidades. También hay que comprobar entradas, devoluciones, roturas y otros movimientos.
Un faltante en un color y un sobrante parecido en otro pueden indicar que se ha vendido o contado con la referencia equivocada. Una cantidad desproporcionada puede proceder de un error al introducir los datos.
El inventario señala dónde investigar; no explica por sí solo qué ha ocurrido.
Cuando una diferencia persiste después de esas comprobaciones, necesitamos prestarle atención. Y si vuelve a repetirse en la misma referencia, conviene seguirla más de cerca y revisar cómo la almacenamos, exponemos y controlamos.
Contar es solo la primera parte
Acabar la última estantería produce alivio. Pero el trabajo más útil empieza cuando analizamos el resultado.
Hay que distinguir lo que coincide de lo que cambia, localizar las diferencias importantes y ordenar las revisiones.
Primero, las cantidades que claramente no encajan. Después, las zonas posiblemente omitidas y las confusiones de unidades. También los costos que necesitan comprobarse. Finalmente, los faltantes y sobrantes que siguen pendientes de explicación.
No podemos dar por bueno cualquier número solo porque haya quedado guardado. Tampoco tiene sentido compensar automáticamente todo lo que sobra con todo lo que falta: podemos estar mezclando errores de naturaleza muy distinta.
El resultado del inventario debería ayudarnos a mejorar. Quizá necesitamos etiquetar mejor una ubicación, aclarar cómo se cuentan determinados paquetes o evitar que se use una referencia genérica para vender productos diferentes.
Si corregimos únicamente la cantidad y dejamos intacta la causa, es probable que volvamos a encontrarnos con el mismo problema.
Cerrar unas horas también forma parte de atender bien
Durante el inventario dejamos de atender al público una tarde de viernes y una mañana de sábado.
Sabemos que eso puede molestar. Hay clientes que vienen porque necesitan algo y encuentran la tienda cerrada. Comprendemos su enfado, lamentamos la molestia y agradecemos la paciencia.
Pero para atender bien también necesitamos dedicar tiempo a tareas que el cliente no ve.
Necesitamos saber qué podemos ofrecer, qué debemos reponer y qué mercancía está realmente disponible. Queremos evitar que alguien venga buscando un artículo que figura en el sistema y que después no conseguimos encontrar.
Cerrar unas horas para ordenar esa información tiene una finalidad muy concreta: trabajar mejor cuando volvemos a abrir.
Por el bien de la empresa y de todos los que dependemos de ella
Una pequeña empresa necesita ser rentable para mantenerse.
De esa continuidad dependen el trabajo del equipo, el servicio a nuestros clientes y la posibilidad de seguir comprando, renovando el surtido e invirtiendo en la tienda.
Por eso hacemos inventario. Necesitamos comprobar qué tenemos y tomar decisiones con datos que podamos defender.
Gracias a las once personas que participaron en el esfuerzo de esa tarde de viernes y esa mañana de sábado. Después del cansancio queda una tarea igual de importante: convertir lo contado en correcciones y mejores decisiones.
Todos podemos consultar una cifra de existencias.
¿Cuándo fue la última vez que comprobasteis si vuestra cifra de inventario era real?
